1.  Rekisterinpitäjä

Nimi: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy

Y-tunnus: 2094551-1

Postiosoite: PL 4000, 00079 Metropolia

Vierailuosoite: Myllypurontie 1, 00920 Helsinki

Puhelin (vaihde): + 358 9 7424 5000

Tietosuojavastaava: Matti Hyvönen

Sähköposti: tietosuojavastaava@metropolia.fi

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Metropolian EU:n osarahoittamassa KIEHKURA-hankkeessa vuosien 2025–2027 aikana käsitellään henkilötietoja, kun kehitetään kiertotalouden mukaisia uusia hankintaprosesseja ja hankintakriteereitä julkisille hankintayksiköille käytettäväksi julkisissa kone- ja laitehankinnoissa. Henkilötietoja käsitellään hankkeen aikana yrityksille ja julkisille hankintayksiköille järjestettävissä webinaareissa, tapahtumissa, yhteiskehittämistyöpajoissa, markkinavuoropuhelutilaisuuksissa, hankintapiloteissa, haastatteluissa, kyselyissä, opinnäytetöissä ja selvityksissä.

3. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Yleiseen etuun tai lakisääteiseen velvoitteeseen perustuva käsittely:

• Yleisen edun mukaista käsittelyä voi esimerkiksi olla henkilötietojen käsittely tieteellisen tai historiallisen tutkimuksen tai tilastoinnin tarkoituksia varten.

Lakisääteinen velvollisuus tai julkisen vallan käyttö perustuu muun muassa seuraaviin lakeihin ja säädöksiin:

• Ammattikorkeakoululaki (932/2014)

Suostumukseen perustuva käsittely:

• Vierailijarekisteri

4. Kerättävät henkilötiedot ja henkilötietoryhmät

KIEHKURA-hankkeessa rekisteröityjä ovat hankkeessa työskentelevät työntekijät, osatoteuttajien hanketyöntekijät, hankkeen yrityskumppanien ja julkisten hankintayksikköjen edustajat. Lisäksi rekisteröityjä ovat webinaareihin, tapahtumiin, yhteiskehittämistyöpajoihin, markkinavuoropuhelutilaisuuksiin, hankintapilotteihin, haastatteluihin, kyselyihin, opinnäytetöihin, ja selvityksiin osallistuvat henkilöt.

PERUS- JA YHTEYSTIEDOT

• Nimi, tehtävä organisaatiossa, organisaatio, yrityksen Y-tunnus ja sähköpostiosoite.

ASIAKKUUDEN JA YHTEISTYÖN HOITAMISEEN JA YHTEYDENPITOON LIITTYVÄT TIEDOT:

• Hankkeen palveluiden tilaus- ja peruutustiedot
• Palautteet
• Tapahtumien audiovisuaaliset taltioinnit esim. Teamsilla.

VERKKOKÄYTTÄYTYMISEEN LIITTYVÄT TIEDOT:

• Verkkokäyttäytymiseen liittyvät tiedot projektin verkkosivuilla ja mahdollisissa palveluissa
• Tekniset tiedot sekä rekisteröidyn selaimelle lähetetyt evästeet ja niihin liittyvät tiedot
• Evästeiden avulla saadaan projektin verkkosivuvierailijoista mitattavia tietoja, joita hyödynnetään esimerkiksi hankemarkkinoinnissa ja sen suunnittelussa. Tällä tavoin voidaan kohdentaa hankeviestintää mahdollisimman osuvasti ja oikeille kohderyhmille.

HANKKEEN VERKKOSIVUT:

• Uutiskirjeen tilauslomake: nimi, sähköposti

SUOSTUMUKSENANNOT JA TIEDOT TOIMENPITEISTÄ

• tapahtumakutsut, markkinointipostit, tiedotteet, palautekyselyt
• suorasoitot
• raportoinnin vaateiden täyttäminen.

5. Tietolähteet

Henkilötiedot saadaan pääosin rekisteröidyiltä itseltään. Tämän lisäksi rekisterinpitäjä kerää henkilötietoja julkisista tietokannoista, kuten kone- ja laitetoimialajärjestöjen julkisista jäsenyritysrekistereistä, kauppakamarien jäsenyritysrekistereistä, tai näihin verrattavista julkisista yritysrekistereistä.

6. Tietojen vastaanottajat sekä säännönmukaiset luovutukset

Henkilötietoja voidaan luovuttaa seuraaville tahoille:

• Hankkeen rinnakkaistoteuttaja Laurea-ammattikorkeakoulu, Jyväskylän ammattikorkeakoulu ja Turku AMK.
• EU-rahoituksen hallinnoinnista vastaavat viranomaiset (esim. EURA2021, Hämeen elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskus) raportointiviranomaisille
• ICT- ja kehitysalustapalveluiden tarjoajat
• Julkaisuissa ja tapahtumissa mukana olevat yhteistyökumppanit (vain suostumuksella)

Henkilöstörekisterin tietoja käsitellään eri tietojärjestelmissä ja ohjelmistoissa ja rekisterin sisältämiin henkilötietoihin annetaan tarpeen vaatiessa pääsy esim. teknisen käyttöliittymän avulla huoltotehtävien suorittamistilanteessa tai vikatilanteen korjaamistilanteessa. Näiden työvälineiden takana olevat ulkopuoliset järjestelmäntoimittajat ja palveluntarjoajat ovat tulkittavissa henkilötietojen vastaanottajiksi ja säännönmukaisen luovutuksen saajaksi.

7. Tietojen siirto EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin

Metropolian henkilöstörekisterin sisältämiä henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin.

Henkilörekisterin sisältämiä henkilötietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle työskentelyn tai opintojen suorittamisen kannalta välttämättömien IT-palveluiden toteuttamiseksi, tapauskohtaiseen harkintaan perustuen. Kohdevaltio, jonne henkilötietoja siirretään, on Yhdysvallat. On myös mahdollista, että esim. globaalien ICT-palveluntarjoajien paljon käyttämän Helpdesk-toiminnon / ICT-käyttäjätuen toteutusvaltiona toimiva Intia on henkilötietojen siirtojen kohdevaltio.

Metropolia Ammattikorkeakoulun henkilörekisteristä Yhdysvaltoihin ja/tai muualle EU-/ETA-alueen ulkopuolelle suuntautuva kansainvälinen henkilötietosiirto turvataan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR:n) luvussa V esitetyllä 45 tai 46 artiklan mukaisella suojatoimella kuten tietosuojan riittävyyttä koskevan päätöksen perusteella tai jos sellaista ei ole annettu ns. vakiosopimuslausekkein. SCC (Standard Contractual Clauses) -lausekkeet liitetään osaksi ICT-palveluntarjoajan kanssa laadittavaa henkilötietojen käsittelysopimusta tai muuta sopimusta.

Vain välttämättömät tiedot siirretään ja siirto tehdään tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. Siirron turvallisuudesta ja tietosuojasta sovitaan aina erikseen.

8. Henkilötietojen säilyttämisaika

KIEHKURA-hankkeen henkilörekisteriin kerätyt henkilötiedot säilytetään rekisterissä lähtö-kohtaisesti vähintään viiden vuoden ajan laskettuna sen vuoden päättymistä seuraavan vuoden alusta, jona hankkeen viimeinen maksuerä on maksettu tuen saajalle. Henkilötiedot säilytetään siten 31.12.2034 saakka.

Säilytysaikojen määräytyminen perustuu mm. seuraavaan lainsäädäntöön:

• EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)
• Tietosuojalaki (1050/2018)
• Ammattikorkeakoululaki (932/2014).

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröity voi tehdä tietopyynnön toimittamalla Metropolian julkisilta verkkosivuilta ja/tai Metropolian intranetistä löytyvän huolellisesti täytetyn, tulostetun ja henkilökohtaisesti allekirjoitetun rekisteröidyn tietopyyntölomakkeen Metropolialle joko sähköisesti osoitteeseen tietosuojavastaava@metropolia.fi tai toimittamalla sen henkilökohtaisesti Metropolian toimipisteeseen Myllypurossa. Jos tulostaminen ei ole mahdollista, toimita vastaavat tiedot kuin lomakkeessa pyydetään osoitteeseen tietosuojavastaava@metropolia.fi. Sinua voidaan pyytää tunnistautumaan, jotta voimme vastata tietopyyntöön turvallisesti.

Metropolian Myllypuron kampus

Myllypurontie 1, 00920 Helsinki

Rekisteröidyn tietopyyntöön vastauksen antaa Metropolian tietosuojavastaava. Tarpeen vaatiessa tietosuojavastaavalta voi tiedustella lisätietoja pyynnön käsittelyn etenemisestä tai vastauksen sisällöstä.

Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamispyyntöön on tietosuoja-asetuksen mukaisesti rekisterinpitäjän annettava vastaus kuukauden kuluttua pyynnön vastaanottamisesta.

Rekisteröity voi tehdä tietopyyntöjä seuraavia aiheita koskien:

A. Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja vai ei. Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on tallennettu ja saada niistä kopiot.

B. Oikeus tietojen oikaisemiseen ja käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos kyseessä on yksi seuraavista:

• rekisteröity kiistää henkilötietonsa paikkansapitävyyden (oikeus tietojen oikaisemiseen), jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa tietojen paikkansapitävyyden;
• käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;
• rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

C. Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettua Metropolian rekisteristä ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että jokin seuraavista täyttyy:

henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;

rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;

henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai

henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

D. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Ei sovellu.

E. Oikeus olla joutumatta henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi

Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen EU:n tietosuoja-asetuksen artiklassa 33 mainitun henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi, joka perustuu rekisterinpitäjän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen, tai rekisterinpitäjän käyttämän henkilötietojen käsittelijän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen. Rekisteröidyllä on oikeus tulla informoiduksi ilman tarpeetonta viivytystä, jos henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille.

F. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki

Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki

Puhelin (vaihde): + 358 29 56 66700

Faksi: + 358 9 56 66735

Sähköposti: tietosuoja@om.fi