1.  Rekisterinpitäjät

Nimi: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy (viestinnän ja hankehallinnon päävastuutaho)

Y-tunnus: 2094551-1

Postiosoite: PL 4000, 00079 Metropolia

Vierailuosoite: Myllypurontie 1, 00920 Helsinki

Puhelin (vaihde): + 358 9 7424 5000

Projektipäällikkö: Päivi Piispa, paivi.piispa@metropolia.fi

Tietosuojavastaava: Matti Hyvönen

Sähköposti: tietosuojavastaava@metropolia.fi

Nimi: Jyväskylän ammattikorkeakoulu

Osoite: Rajakatu 35, 40200 Jyväskylä

Projektipäällikkö: Henna Nyman, henna.nyman@jamk.fi

Nimi: Laurea-ammattikorkeakoulu

Osoite: Ratatie 22, 01300 Vantaa

Projektipäällikkö: Melisa Heiskanen, melisa.heiskanen@laurea.fi

Tietosuojavastaava: Marjo Valjakka, marjo.valjakka@laurea.fi

Nimi: Turun ammattikorkeakoulu

Osoite: Joukahaisenkatu 3, 20520 Turku

Projektipäällikkö: Sonja Lankiniemi, sonja.lankiniemi@turkuamk.fi

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

EU:n osarahoittamassa KIEHKURA-hankkeessa vuosien 2025–2027 aikana kerätään henkilötietoja yritys- ja hankintayksiköiden kontaktointia varten. Henkilötietoja kerätään yrityksiltä, hankintayksiköiltä ja muilta osallistujilta, jotka osallistuvat hankkeen järjestämään toimintaan. Yritysten edustajien henkilötietoja voidaan kerätä myös julkisista tietokannoista. Hanke lisää osallistujien kiertotalousosaamista julkisissa hankinnoissa, antaa tietoa kiertotalouteen liittyvistä vaatimuksista ja edistää koneiden ja laitteiden kiertotalouden mukaista käyttöä. Hankkeen aikana syntyy yhteistyöverkosto, joka tuo kone- ja laiteteollisuuden yritykset ja julkiset hankintayksiköt saman pöydän ääreen. Osallistujat pääsevät mukaan ideoimaan uusia hankintakriteerejä ja -malleja julkisille kone- ja laitehankinnoille. Järjestämme hankintapilotteja, joissa näitä kriteerejä ja malleja testataan.

Henkilötietoja käsitellään ja ylläpidetään tietosuojasäännösten mukaisesti. Tietoja käsittelevät vain hankkeen nimetyt työntekijät. Henkilötietoja käsitellään hankkeen aikana myös mahdollisesti seuraavissa yhteyksissä: yrityksille ja julkisille hankintayksiköille järjestettävissä webinaareissa, tapahtumissa, yhteiskehittämistyöpajoissa, markkinavuoropuhelutilaisuuksissa, hankintapiloteissa, haastatteluissa, kyselyissä, opinnäytetöissä ja selvityksissä. KIEHKURA-hankkeessa työskentelevät asiantuntijat ja opiskelijat käsittelevät hankkeessa henkilötietoja hankintapiloteissa ja markkinavuoropuhelutilaisuuksissa, yhteiskehittämisen työpajoissa sekä haastatteluissa, viestinnässä, markkinoinnissa ja ohjausryhmätyöskentelyssä. Rekisterinpitäjät vastaavat osaltaan haastatteludatan keräämisestä ja sen tallentamisesta tämän tietosuojailmoituksen mukaisesti. Rekisterinpitäjät hyödyntävät hankkeessa kerättäviä ekosysteemi- ja osallistujarekisterejä siinä laajuudessa kuin haastatteluiden ja tilaisuuksien ja työpajojen organisointi vaatii. KIEHKURA-hankkeessa työskentelevä henkilökunta ja opiskelijat osallistuvat henkilötietojen käsittelyyn myös siinä laajuudessa kuin hankkeen raportointi vaatii. Hankkeessa kerättävää dataa käsitellään hankkeen tulosten ja tuotosten saavuttamiseksi sekä hankkeen aikana ja jälkeen. KIEHKURA-hanke vastaa osallistujatietojen keräämisestä järjestämiensä tapahtumien osalta ja niiden tallentamisesta hankkeen raportointia varten tämän tietosuojailmoituksen mukaisesti.

3. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Yleiseen etuun tai lakisääteiseen velvoitteeseen perustuva käsittely:

• Yleisen edun mukaista käsittelyä voi esimerkiksi olla henkilötietojen käsittely tieteellisen tutkimuksen tai tilastoinnin tarkoituksia varten.

Lakisääteinen velvollisuus tai julkisen vallan käyttö perustuu muun muassa seuraaviin lakeihin ja säädöksiin:

• Ammattikorkeakoululaki (932/2014): Yleistä etua koskeva tehtävä (ammattikorkeakoulun lakisääteinen TKI-tehtävä)

Rekisteröidyn suostumukseen perustuva käsittely:

• Vierailijarekisteri

4. Kerättävät henkilötiedot ja henkilötietoryhmät

KIEHKURA-hankkeessa rekisteröityjä ovat osatoteuttajien hanketyöntekijät, hankkeen yrityskumppanien ja julkisten hankintayksikköjen edustajat. Lisäksi rekisteröityjä ovat webinaareihin, tapahtumiin, yhteiskehittämistyöpajoihin, markkinavuoropuhelutilaisuuksiin, hankintapilotteihin, haastatteluihin, kyselyihin, opiskelijayhteistyöhön ja selvityksiin osallistuvat henkilöt.

Mitä henkilötietoja kerätään

• Nimi
• Tehtävä organisaatiossa
• Organisaatio
• Yrityksen y-tunnus
• Sähköpostiosoite

Mihin tarkoitukseen tietoja kerätään

• Lista hankkeen piirissä olevien henkilöiden perus- ja yhteystiedoista
• Asiakkuuden ja yhteistyön hoitamiseen ja yhteydenpitoon liittyvät tiedot: hankkeen palveluiden tilaus- ja peruutustiedot, palautteet, tapahtumien audiovisuaaliset taltioinnit esim. Teamsilla
• Verkkokäyttäytymiseen liittyvät tiedot:

• • Verkkokäyttäytymiseen liittyvät tiedot projektin verkkosivuilla ja mahdollisissa palveluissa 
  • Tekniset tiedot sekä rekisteröidyn selaimelle lähetetyt evästeet ja niihin liittyvät tiedot 
  • Evästeiden avulla saadaan projektin verkkosivuvierailijoista mitattavia tietoja, joita hyödynnetään esimerkiksi hankemarkkinoinnissa ja sen suunnittelussa. Tällä tavoin voidaan kohdentaa hankeviestintää mahdollisimman osuvasti ja oikeille kohderyhmille. 
  • Raportti kerätyistä evästeistä (luotu 12.11.2025)

• Uutiskirjeen lähetyslista
• Suostumuksenannot ja tiedot toimenpiteistä
• Tapahtumakutsut, markkinointipostit, tiedotteet, palautekyselyt
• Suorasoitot
• Raportoinnin vaateiden täyttäminen rahoittajan ehtojen mukaisesti

Hankkeen aikana järjestetään webinaareja, työpajoja ja muita tapahtumia, joihin ilmoittaudutaan etukäteen. Ilmoittautumisen yhteydessä tallennetaan ilmoittautujan sähköpostiosoite, nimi ja organisaatio. Tietoja käytetään tapahtumaviestinnän toimittamiseksi ja osallistujatietojen raportoimiseksi hankkeen rahoittajalle. Kukin yhteisrekisterinpitäjä voi käyttää tässä kuvattuun tarkoitukseen omia järjestelmiään. Näistä tarkemmat tiedot on saatavissa rekisterin yhteyshenkilön kautta. Käsittelyperusteena on Yleinen etu.

Datan kerääminen ja analysointi:

Haastattelut: Hankkeessa tehdään asiantuntijahaastatteluja, joiden avulla kerätään kokemuksia ja ajatuksia kiertotaloudenmukaisista kone- ja laitehankinnoista hankintakriteerien kehittämiseksi ja hankkeen tulosten ja tuotosten sekä julkaisujen ja työkalujen kehittämiseksi.  

• Kerättävät henkilötiedot: Etu- ja sukunimi, titteli ja taustaorganisaatio sekä sähköpostiosoite
• Käsittelyperusteena on Yleinen etu
• Haastatteluaineistoon sekä siihen liittyviin henkilötietoihin kohdistuvat seuraavat alikäsittelytoimet:
• Yhteystietojen kerääminen haastattelukutsujen lähettämiseksi
  • Vastausten analysointi
  • Aineiston anonymisointi

Kyselyt: Hankkeessa toteutetaan kyselyitä, jonka kautta asiantuntijat voivat kertoa kokemuksiaan ja ajatuksiaan kiertotaloudenmukaisista kone- ja laitehankinnoista. Kyselyn kautta vastaaja voi halutessaan jättää yhteystietonsa eli etu- ja sukunimi, sähköpostiosoite ja titteli sekä taustaorganisaatio. Käsittelyperusteena on Yleinen etu. Kyselyn vastaajalle annetaan lisäksi mahdollisuus liittyä verkostoon tilaamalla uutiskirje. Kyselyn vastaajien henkilötiedot kerätään ja kyselyyn kohdistuvat seuraavat alikäsittelytoimet:

• Kyselyn vastausten analysointi
• Kyselyaineiston anonymisointi

6. Tietojen vastaanottajat sekä säännönmukaiset luovutukset

Henkilörekisteristä luovutetaan henkilötietoja seuraaville vastanottajaryhmille: 

• hankkeen rahoittajalle (Hämeen ELY-keskukselle) rahoittajan ehtojen mukaisesti

Henkilöstörekisterin tietoja käsitellään eri tietojärjestelmissä ja ohjelmistoissa ja rekisterin sisältämiin henkilötietoihin annetaan tarpeen vaatiessa pääsy esim. teknisen käyttöliittymän avulla huoltotehtävien suorittamistilanteessa tai vikatilanteen korjaamistilanteessa. Näiden työvälineiden takana olevat ulkopuoliset järjestelmäntoimittajat ja palveluntarjoajat ovat tulkittavissa henkilötietojen vastaanottajiksi ja säännönmukaisen luovutuksen saajaksi. 

7. Tietojen siirto EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin

KIEHKURA-hankkeen henkilöstörekisterin sisältämiä henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin. 

Henkilörekisterin sisältämiä henkilötietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle työskentelyn tai opintojen suorittamisen kannalta välttämättömien IT-palveluiden toteuttamiseksi, tapauskohtaiseen harkintaan perustuen. Kohdevaltio, jonne henkilötietoja siirretään, on Yhdysvallat. On myös mahdollista, että esim. globaalien ICT-palveluntarjoajien paljon käyttämän Helpdesk-toiminnon / ICT-käyttäjätuen toteutusvaltiona toimiva Intia on henkilötietojen siirtojen kohdevaltio. 

Henkilörekisteristä Yhdysvaltoihin ja/tai muualle EU-/ETA-alueen ulkopuolelle suuntautuva kansainvälinen henkilötietosiirto turvataan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR:n) luvussa V esitetyllä 45 tai 46 artiklan mukaisella suojatoimella kuten tietosuojan riittävyyttä koskevan päätöksen perusteella tai jos sellaista ei ole annettu ns. vakiosopimuslausekkein. SCC (Standard Contractual Clauses) -lausekkeet liitetään osaksi ICT-palveluntarjoajan kanssa laadittavaa henkilötietojen käsittelysopimusta tai muuta sopimusta. 

Vain välttämättömät tiedot siirretään ja siirto tehdään tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. Siirron turvallisuudesta ja tietosuojasta sovitaan aina erikseen.

8. Henkilötietojen säilyttämisaika

KIEHKURA-hankkeen henkilörekisteriin kerätyt henkilötiedot säilytetään rekisterissä lähtökohtaisesti vähintään viiden vuoden ajan laskettuna sen vuoden päättymistä seuraavan vuoden alusta, jona hankkeen viimeinen maksuerä on maksettu tuen saajalle. Henkilötiedot säilytetään siten 31.12.2033 saakka.

Säilytysaikojen määräytyminen perustuu mm. seuraavaan lainsäädäntöön:

• EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)
• Tietosuojalaki (1050/2018)
• Ammattikorkeakoululaki (932/2014).

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröity voi tehdä tietopyynnön toimittamalla Metropolian julkisilta verkkosivuilta ja/tai Metropolian intranetistä löytyvän huolellisesti täytetyn, tulostetun ja henkilökohtaisesti allekirjoitetun rekisteröidyn tietopyyntölomakkeen Metropolialle joko sähköisesti osoitteeseen tietosuojavastaava@metropolia.fi tai toimittamalla sen henkilökohtaisesti Metropolian toimipisteeseen Myllypurossa. Jos tulostaminen ei ole mahdollista, toimita vastaavat tiedot kuin lomakkeessa pyydetään osoitteeseen tietosuojavastaava@metropolia.fi. Sinua voidaan pyytää tunnistautumaan, jotta voimme vastata tietopyyntöön turvallisesti.

Metropolian Myllypuron kampus

Myllypurontie 1, 00920 Helsinki

Rekisteröidyn tietopyyntöön vastauksen antaa Metropolian tietosuojavastaava. Tarpeen vaatiessa tietosuojavastaavalta voi tiedustella lisätietoja pyynnön käsittelyn etenemisestä tai vastauksen sisällöstä.

Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamispyyntöön on tietosuoja-asetuksen mukaisesti rekisterinpitäjän annettava vastaus kuukauden kuluttua pyynnön vastaanottamisesta.

Rekisteröity voi tehdä tietopyyntöjä seuraavia aiheita koskien:

A. Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja vai ei. Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on tallennettu ja saada niistä kopiot.

B. Oikeus tietojen oikaisemiseen ja käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos kyseessä on yksi seuraavista:

• rekisteröity kiistää henkilötietonsa paikkansapitävyyden (oikeus tietojen oikaisemiseen), jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa tietojen paikkansapitävyyden;
• käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;
• rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

C. Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettua Metropolian rekisteristä ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että jokin seuraavista täyttyy:

henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;

rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;

henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai

henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

D. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Ei sovellu.

E. Oikeus olla joutumatta henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi

Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen EU:n tietosuoja-asetuksen artiklassa 33 mainitun henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi, joka perustuu rekisterinpitäjän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen, tai rekisterinpitäjän käyttämän henkilötietojen käsittelijän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen. Rekisteröidyllä on oikeus tulla informoiduksi ilman tarpeetonta viivytystä, jos henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille.

F. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki

Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki

Puhelin (vaihde): + 358 29 56 66700

Faksi: + 358 9 56 66735

Sähköposti: tietosuoja@om.fi

Tietosuojailmoituksen päivittäminen

Tätä tietosuojailmoitusta voidaan päivittää tarvittaessa. Kulloinkin voimassa oleva tietosuojailmoitus on saatavilla hankkeen verkkosivuilla.