1.  Rekisterinpitäjät

Nimi: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy (viestinnän ja hankehallinnon päävastuutaho)

Business ID: 2094551-1

Postal Address: PL 4000, 00079 Metropolia

Visiting Address: Myllypurontie 1, 00920 Helsinki

Phone (switchboard): + 358 9 7424 5000

Projektipäällikkö: Päivi Piispa, paivi.piispa@metropolia.fi

Tietosuojavastaava: Matti Hyvönen

Email: tietosuojavastaava@metropolia.fi

Nimi: Jyväskylän ammattikorkeakoulu

Osoite: Rajakatu 35, 40200 Jyväskylä

Projektipäällikkö: Henna Nyman, henna.nyman@jamk.fi

Nimi: Laurea-ammattikorkeakoulu

Osoite: Ratatie 22, 01300 Vantaa

Projektipäällikkö: Melisa Heiskanen, melisa.heiskanen@laurea.fi

Tietosuojavastaava: Marjo Valjakka, marjo.valjakka@laurea.fi

Nimi: Turun ammattikorkeakoulu

Osoite: Joukahaisenkatu 3, 20520 Turku

Projektipäällikkö: Sonja Lankiniemi, sonja.lankiniemi@turkuamk.fi

2. Purpose of Processing Personal Data

EU:n osarahoittamassa KIEHKURA-hankkeessa vuosien 2025–2027 aikana kerätään henkilötietoja yritys- ja hankintayksiköiden kontaktointia varten. Henkilötietoja kerätään yrityksiltä, hankintayksiköiltä ja muilta osallistujilta, jotka osallistuvat hankkeen järjestämään toimintaan. Yritysten edustajien henkilötietoja voidaan kerätä myös julkisista tietokannoista. Hanke lisää osallistujien kiertotalousosaamista julkisissa hankinnoissa, antaa tietoa kiertotalouteen liittyvistä vaatimuksista ja edistää koneiden ja laitteiden kiertotalouden mukaista käyttöä. Hankkeen aikana syntyy yhteistyöverkosto, joka tuo kone- ja laiteteollisuuden yritykset ja julkiset hankintayksiköt saman pöydän ääreen. Osallistujat pääsevät mukaan ideoimaan uusia hankintakriteerejä ja -malleja julkisille kone- ja laitehankinnoille. Järjestämme hankintapilotteja, joissa näitä kriteerejä ja malleja testataan.

Henkilötietoja käsitellään ja ylläpidetään tietosuojasäännösten mukaisesti. Tietoja käsittelevät vain hankkeen nimetyt työntekijät. Henkilötietoja käsitellään hankkeen aikana myös mahdollisesti seuraavissa yhteyksissä: yrityksille ja julkisille hankintayksiköille järjestettävissä webinaareissa, tapahtumissa, yhteiskehittämistyöpajoissa, markkinavuoropuhelutilaisuuksissa, hankintapiloteissa, haastatteluissa, kyselyissä, opinnäytetöissä ja selvityksissä. KIEHKURA-hankkeessa työskentelevät asiantuntijat ja opiskelijat käsittelevät hankkeessa henkilötietoja hankintapiloteissa ja markkinavuoropuhelutilaisuuksissa, yhteiskehittämisen työpajoissa sekä haastatteluissa, viestinnässä, markkinoinnissa ja ohjausryhmätyöskentelyssä. Rekisterinpitäjät vastaavat osaltaan haastatteludatan keräämisestä ja sen tallentamisesta tämän tietosuojailmoituksen mukaisesti. Rekisterinpitäjät hyödyntävät hankkeessa kerättäviä ekosysteemi- ja osallistujarekisterejä siinä laajuudessa kuin haastatteluiden ja tilaisuuksien ja työpajojen organisointi vaatii. KIEHKURA-hankkeessa työskentelevä henkilökunta ja opiskelijat osallistuvat henkilötietojen käsittelyyn myös siinä laajuudessa kuin hankkeen raportointi vaatii. Hankkeessa kerättävää dataa käsitellään hankkeen tulosten ja tuotosten saavuttamiseksi sekä hankkeen aikana ja jälkeen. KIEHKURA-hanke vastaa osallistujatietojen keräämisestä järjestämiensä tapahtumien osalta ja niiden tallentamisesta hankkeen raportointia varten tämän tietosuojailmoituksen mukaisesti.

3. Legal Basis of Processing Personal Data

Yleiseen etuun tai lakisääteiseen velvoitteeseen perustuva käsittely:

• Yleisen edun mukaista käsittelyä voi esimerkiksi olla henkilötietojen käsittely tieteellisen tutkimuksen tai tilastoinnin tarkoituksia varten.

Lakisääteinen velvollisuus tai julkisen vallan käyttö perustuu muun muassa seuraaviin lakeihin ja säädöksiin:

• Ammattikorkeakoululaki (932/2014): Yleistä etua koskeva tehtävä (ammattikorkeakoulun lakisääteinen TKI-tehtävä)

Rekisteröidyn suostumukseen perustuva käsittely:

• Vierailijarekisteri

4. Collected Personal Data and Categories of Personal Data

KIEHKURA-hankkeessa rekisteröityjä ovat osatoteuttajien hanketyöntekijät, hankkeen yrityskumppanien ja julkisten hankintayksikköjen edustajat. Lisäksi rekisteröityjä ovat webinaareihin, tapahtumiin, yhteiskehittämistyöpajoihin, markkinavuoropuhelutilaisuuksiin, hankintapilotteihin, haastatteluihin, kyselyihin, opiskelijayhteistyöhön ja selvityksiin osallistuvat henkilöt.

Mitä henkilötietoja kerätään

• Name
• Tehtävä organisaatiossa
• Organisaatio
• Yrityksen y-tunnus
• Sähköpostiosoite

Mihin tarkoitukseen tietoja kerätään

• Lista hankkeen piirissä olevien henkilöiden perus- ja yhteystiedoista
• Asiakkuuden ja yhteistyön hoitamiseen ja yhteydenpitoon liittyvät tiedot: hankkeen palveluiden tilaus- ja peruutustiedot, palautteet, tapahtumien audiovisuaaliset taltioinnit esim. Teamsilla
• Verkkokäyttäytymiseen liittyvät tiedot:

• • Verkkokäyttäytymiseen liittyvät tiedot projektin verkkosivuilla ja mahdollisissa palveluissa 
  • Tekniset tiedot sekä rekisteröidyn selaimelle lähetetyt evästeet ja niihin liittyvät tiedot 
  • Evästeiden avulla saadaan projektin verkkosivuvierailijoista mitattavia tietoja, joita hyödynnetään esimerkiksi hankemarkkinoinnissa ja sen suunnittelussa. Tällä tavoin voidaan kohdentaa hankeviestintää mahdollisimman osuvasti ja oikeille kohderyhmille. 
  • Raportti kerätyistä evästeistä (luotu 12.11.2025)

• Uutiskirjeen lähetyslista
• Suostumuksenannot ja tiedot toimenpiteistä
• Tapahtumakutsut, markkinointipostit, tiedotteet, palautekyselyt
• Suorasoitot
• Raportoinnin vaateiden täyttäminen rahoittajan ehtojen mukaisesti

Hankkeen aikana järjestetään webinaareja, työpajoja ja muita tapahtumia, joihin ilmoittaudutaan etukäteen. Ilmoittautumisen yhteydessä tallennetaan ilmoittautujan sähköpostiosoite, nimi ja organisaatio. Tietoja käytetään tapahtumaviestinnän toimittamiseksi ja osallistujatietojen raportoimiseksi hankkeen rahoittajalle. Kukin yhteisrekisterinpitäjä voi käyttää tässä kuvattuun tarkoitukseen omia järjestelmiään. Näistä tarkemmat tiedot on saatavissa rekisterin yhteyshenkilön kautta. Käsittelyperusteena on Yleinen etu.

Datan kerääminen ja analysointi:

Haastattelut: Hankkeessa tehdään asiantuntijahaastatteluja, joiden avulla kerätään kokemuksia ja ajatuksia kiertotaloudenmukaisista kone- ja laitehankinnoista hankintakriteerien kehittämiseksi ja hankkeen tulosten ja tuotosten sekä julkaisujen ja työkalujen kehittämiseksi.  

• Kerättävät henkilötiedot: Etu- ja sukunimi, titteli ja taustaorganisaatio sekä sähköpostiosoite
• Käsittelyperusteena on Yleinen etu
• Haastatteluaineistoon sekä siihen liittyviin henkilötietoihin kohdistuvat seuraavat alikäsittelytoimet:
• Yhteystietojen kerääminen haastattelukutsujen lähettämiseksi
  • Vastausten analysointi
  • Aineiston anonymisointi

Kyselyt: Hankkeessa toteutetaan kyselyitä, jonka kautta asiantuntijat voivat kertoa kokemuksiaan ja ajatuksiaan kiertotaloudenmukaisista kone- ja laitehankinnoista. Kyselyn kautta vastaaja voi halutessaan jättää yhteystietonsa eli etu- ja sukunimi, sähköpostiosoite ja titteli sekä taustaorganisaatio. Käsittelyperusteena on Yleinen etu. Kyselyn vastaajalle annetaan lisäksi mahdollisuus liittyä verkostoon tilaamalla uutiskirje. Kyselyn vastaajien henkilötiedot kerätään ja kyselyyn kohdistuvat seuraavat alikäsittelytoimet:

• Kyselyn vastausten analysointi
• Kyselyaineiston anonymisointi

6. Recipients of Data and Regular Disclosures

Henkilörekisteristä luovutetaan henkilötietoja seuraaville vastanottajaryhmille: 

• hankkeen rahoittajalle (Hämeen ELY-keskukselle) rahoittajan ehtojen mukaisesti

Personal data from the personal data register is disclosed to the following recipient groups: Main project partner Haaga-Helia University of Applied Sciences EU funding authorities (e.g. EURA2021, Uusimaa Regional Council) ICT and development platform providers (e.g. MetroCloud, AIoT Garage) Event and publication partners (only with consent) Personal data in the register is processed in various information systems and software, and access to the personal data contained in the register is granted as necessary, e.g., via a technical interface during maintenance tasks or in the event of a fault. The external system providers and service providers behind these tools can be considered recipients of personal data and regular disclosures. 

7. Transfer of Data Outside the EU or EEA or to International Organizations

KIEHKURA-hankkeen henkilöstörekisterin sisältämiä henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin. 

Henkilörekisterin sisältämiä henkilötietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle työskentelyn tai opintojen suorittamisen kannalta välttämättömien IT-palveluiden toteuttamiseksi, tapauskohtaiseen harkintaan perustuen. Kohdevaltio, jonne henkilötietoja siirretään, on Yhdysvallat. On myös mahdollista, että esim. globaalien ICT-palveluntarjoajien paljon käyttämän Helpdesk-toiminnon / ICT-käyttäjätuen toteutusvaltiona toimiva Intia on henkilötietojen siirtojen kohdevaltio. 

Henkilörekisteristä Yhdysvaltoihin ja/tai muualle EU-/ETA-alueen ulkopuolelle suuntautuva kansainvälinen henkilötietosiirto turvataan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR:n) luvussa V esitetyllä 45 tai 46 artiklan mukaisella suojatoimella kuten tietosuojan riittävyyttä koskevan päätöksen perusteella tai jos sellaista ei ole annettu ns. vakiosopimuslausekkein. SCC (Standard Contractual Clauses) -lausekkeet liitetään osaksi ICT-palveluntarjoajan kanssa laadittavaa henkilötietojen käsittelysopimusta tai muuta sopimusta. 

Vain välttämättömät tiedot siirretään ja siirto tehdään tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. Siirron turvallisuudesta ja tietosuojasta sovitaan aina erikseen.

8. Retention Period

KIEHKURA-hankkeen henkilörekisteriin kerätyt henkilötiedot säilytetään rekisterissä lähtökohtaisesti vähintään viiden vuoden ajan laskettuna sen vuoden päättymistä seuraavan vuoden alusta, jona hankkeen viimeinen maksuerä on maksettu tuen saajalle. Henkilötiedot säilytetään siten 31.12.2033 saakka.

Säilytysaikojen määräytyminen perustuu mm. seuraavaan lainsäädäntöön:

• EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)
• Tietosuojalaki (1050/2018)
• Ammattikorkeakoululaki (932/2014).

9. Data Subject’s Rights

A data subject may submit a data request by providing Metropolia with a carefully completed, printed, and personally signed data subject request form, available on Metropolia's public website and/or intranet. The form can be submitted either electronically to tietosuojavastaava@metropolia.fi or in person at Metropolia's Myllypuro campus. If printing is not possible, provide similar information as requested in the form to tietosuojavastaava@metropolia.fi. You may be asked to verify your identity so that we can respond to the data request safely.

Metropolia's Myllypuro Campus

Myllypurontie 1, 00920 Helsinki

The response to a data subject request will be provided by Metropolia's Data Protection Officer. For additional information about the processing progress or the content of the response, the Data Protection Officer may be contacted.

According to the GDPR, the data controller must respond to a data subject's request to exercise their rights within one month of receiving the request.

Data subjects can submit requests regarding the following topics:

Right to Access Personal Data

The data subject has the right to obtain confirmation from the data controller on whether their personal data is being processed. They are also entitled to inspect the personal data stored about them in the register and receive copies of the data.

Right to Rectification and Restriction of Processing

The data subject has the right to request the controller to restrict processing in any of the following situations:

• The data subject disputes the accuracy of their personal data (right to rectification), in which case processing is restricted for the period needed to verify the accuracy of the data.
• The processing is unlawful, and the data subject opposes the deletion of their personal data and instead requests the restriction of its use.
• The data controller no longer needs the personal data for processing purposes, but the data subject requires it for establishing, exercising, or defending legal claims.

Right to Erasure

The data subject has the right to have their personal data erased from Metropolia's register without undue delay, provided one of the following applies:

The personal data is no longer necessary for the purposes for which it was collected or otherwise processed.

The data subject withdraws consent on which the processing is based, and there is no other legal basis for processing.

The personal data has been unlawfully processed.

The personal data must be erased to comply with a legal obligation under EU law or national legislation.

Right to Data Portability

Not applicable.

Right Not to Be Subject to a Personal Data Security Breach

The data subject has the right not to be subjected to a personal data breach, as defined in GDPR Article 33, due to negligence by the data controller or the processor handling personal data on behalf of the controller. The data subject has the right to be informed without undue delay if a personal data breach is likely to result in a high risk to their rights and freedoms.

F. Right to lodge a complaint with a supervisory authority

The data subject has the right to lodge a complaint with the supervisory authority if the data subject considers that the processing of personal data concerning him or her violates applicable data protection regulations.

Office of the Data Protection Ombudsman

Visiting address: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki

Postal address: P.O. Box 800, 00531 Helsinki

Phone: +358 29 56 66700

Fax: +358 9 56 66735

Email: tietosuoja@om.fi

Tietosuojailmoituksen päivittäminen

Tätä tietosuojailmoitusta voidaan päivittää tarvittaessa. Kulloinkin voimassa oleva tietosuojailmoitus on saatavilla hankkeen verkkosivuilla.